关于移交2023年档案的通知
学校各部门：
为加强我校档案管理工作的规范性，实现档案的集中统一管理，确保档案的安全与完整，根据档案法规的有关规定，综合档案室将开始接收2023年各部门在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的各种档案材料。现将有关事项通知如下：
一、移交范围
（一）党政教辅机构
1.各部门应移交在2023年度产生的应由学校综合档案室保存的档案材料。各部门须在近期内根据部门实际开展工作结合高校档案归档范围（附件3）对相关文件、材料进行收集、整理，做好移交工作。
例如：党政办公室：大事记、年鉴、党委会记录、院长办公会记录、2023年济职文汇编成册、2023年济职文（含签）、2023年院政文汇编成册、2023年院政文（含签）、2023年党政办文汇编成册、2023年党政办文（含
签）、2023年学校工作计划、2023年学校工作总结、2023年文件制度汇编、建校三十年相关材料、与有关单位签订的协议、合同等具有保存价值的其他文件材料。组织部：2023年党员花名册、2023年党委书记、校长述职报告、
2023年班子成员述职报告、与有关单位签订的协议、合同等具有保存价值的其他文件材料。
2.因档案室承载能力有限，财务档案和基建档案待新校区投入使用后再进行移交，这期间做好档案的收集、整理和保管工作。
3.各部门在2023年度以前产生的但还没有移交给档案室保管的各种档案材料经档案室审核后移交。
4.建校三十周年所形成的的重要资料、2023年度各类文件的批复、与有关单位签订的重大协议与合同、学校获得的省级以上的荣誉、重要会议、重大事件、重要项目、重要活动中形成的成套资料、重要法律文书等均属移交范畴。
（二）教学机构
各二级学院（部）在2023年度产生的档案资料由二级学院自行妥善保管。如有符合归档条件的按规定移交。
二、移交要求
根据《高等学校档案管理规定》和我校的实际情况，对本次归档材料作如下要求：
1.各部门根据自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理和立卷工作。材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
2.各部门收集、整理好档案材料后可联系学校综合档案室办理移交，交接双方要当面检查核实，签字确认。
3.档案材料移交时要提供材料目录（附件2）。
4.凡移交档案必须认真填写《济源职业技术学院存档文件移交登记表》（附件1），并由部门领导签字后与档案原件一并移交。
5.归档材料必须完整、准确、系统，各部门要准备好自存和备用的档案材料。
6.各部门要加大对特色档案、声像档案、名人档案和历史档案的收集力度。
三、移交时间
各部门应交档案原则上在2024年3月10日前完成移交。
四、移交地点
学校综合档案室726房间（具体地点：行政办公楼7楼）。
人事处
2024年2月28日